Bedingungen für Werkstätten

1. Vertragspartner und Gegenstand

Diese Bedingungen gelten zwischen Werkstattlotse – Fatih Sürücüoglu („Werkstattlotse“) und Kfz-Werkstätten („Werkstatt“), die die Plattform und die Werkstatt-Software nutzen. Werkstattlotse stellt bereit: Werkstattprofil in der App für Autofahrer, Online-Termine nach Kapazität, Eingang und Kalender, Leistungskatalog, Material und Kalkulation, digitaler Kostenvoranschlag mit Freigabe durch den Kunden, Anbindung von Prüfdiensten für HU und AU sowie Mitarbeiterzugänge, auf Wunsch mit Mitteilungen aufs Handy. Die Rechnung an den Kunden stellt die Werkstatt selbst (Nummer 6). Die Bedingungen gelten nur für Unternehmer (§ 14 BGB). Werkstattlotse ist weder Handelsvertreter noch Makler der Werkstatt und schuldet keine bestimmte Zahl an Buchungen.

Das Werkstattprofil erscheint in der App für Autofahrer (im Browser sowie als App für Android und iOS) und auf einer eigenen Profilseite unter werkstattlotse.com, die Suchmaschinen finden können. Weitere Vertriebswege oder Partnerprogramme, über die Werkstattlotse die Leistungen der Werkstatt vermarktet, gibt es nicht.

2. Registrierung, Freischaltung und Vertragsschluss

Die Werkstatt registriert sich mit wahren Angaben (Firma, Anschrift, Inhaber, Meisterbetrieb, Betriebsnummer der Handwerkskammer). Werkstattlotse prüft vor der Freischaltung Anschrift, Meisterbetrieb und die Eintragung in die Handwerksrolle (Kraftfahrzeugtechniker). Die Werkstatt versichert, dass sie eingetragen ist, und teilt Änderungen unverzüglich mit; als Meisterbetrieb bezeichnet sie sich nur, wenn Inhaber oder Betriebsleiter die Meisterprüfung abgelegt hat und im Betrieb tätig ist. Ein Anspruch auf Freischaltung besteht nicht. Nach der Registrierung ist der Werkstattlotse-Standardkatalog mit Richtwerten angelegt; nach der Freischaltung prüft die Werkstatt Leistungen, Zeiten, Stundensätze, Material und Preise, passt sie selbst an und ist für sie verantwortlich.

Bis zur Freischaltung: Zugang zur Werkstatt-Software und zu den Daten des Betriebs gibt es erst, wenn Werkstattlotse die Werkstatt freigeschaltet hat. Bis dahin zeigt die Werkstatt-Software nur den Stand der Prüfung; offen sind dann nur „Betrieb löschen“ – damit zieht die Werkstatt ihre Registrierung zurück – mit dem Datenexport („Meine Daten herunterladen“) und der eigene Zugang mit Anmeldung und Sicherheit. Die Preis- und Leistungsübersicht (Anlage 3, Nummer 3) sieht die Werkstatt schon in dieser Zeit. Über die Freischaltung informiert Werkstattlotse den Inhaber per E-Mail; eine Ablehnung begründet es in Textform.

Vertragsschluss vor der ersten Nutzung: Bei der Registrierung nimmt die Werkstatt noch nichts an. Der Vertrag über die Nutzung von Werkstattlotse kommt zustande, bevor die Werkstatt die Werkstatt-Software zum ersten Mal nutzt: Nach der Freischaltung nimmt der Inhaber bei der ersten Anmeldung in der Software diese Bedingungen einschließlich des Vertrags zur Auftragsverarbeitung in der geltenden Fassung an. Die Person, die annimmt, nennt ihren Namen, bestätigt, dass sie die Werkstatt vertreten darf, und setzt das Häkchen. Werkstattlotse speichert Fassung, Zeitpunkt, Namen, das angemeldete Konto und eine gekürzte IP-Adresse und sendet der Werkstatt eine Vertragsbestätigung mit dem vollständigen Text beider Anlagen als PDF per E-Mail; sie steht auch in der Software unter „Konto“ → „Tarif & Vertrag“ zum Herunterladen bereit. Bis zur Annahme sind in der Software nur die Annahme, „Betrieb löschen“ und der Datenexport offen; Mitarbeiter sehen bis dahin einen Hinweis. Die Annahme kostet nichts und ist kein Tarif.

Tarif als eigener Schritt: Kostenpflichtig wird die Nutzung erst, wenn die Werkstatt in der Software unter „Konto“ → „Tarif & Vertrag“ selbst einen Tarif wählt (Nummer 3 und Anlage 3). Die Person, die ihn wählt, nennt ihren Namen und bestätigt, dass sie die Werkstatt vertreten darf; hat die Werkstatt diese Bedingungen in der geltenden Fassung schon angenommen, nimmt sie sie dabei nicht noch einmal an. Werkstattlotse speichert Zeitpunkt, Namen, Tarif und Fassung und sendet eine Vertragsbestätigung mit dem vollständigen Text samt der Preis- und Leistungsübersicht als PDF per E-Mail. Mit der Freischaltung beginnt der kostenfreie Testzeitraum (Nummer 4): In ihm ist das Werkstattprofil auch ohne Tarif für Autofahrer sichtbar, danach nur mit Tarif. Ein Zahlungsmittel braucht es für die Tarifwahl nicht; es ist spätestens zum Ende der kostenfreien Zeit zu hinterlegen (Nummer 4).

Einrichtungsservice: Auf Wunsch richtet Werkstattlotse die Werkstatt nach der Freischaltung ein – Leistungen aus dem Standardkatalog, Ausstattung, Öffnungszeiten und Mitarbeiter –, sobald die Werkstatt diese Bedingungen samt Vertrag zur Auftragsverarbeitung in der Software angenommen oder von Werkstattlotse per E-Mail erhalten hat. Hat sie sie nur erhalten, bestätigt sie sie mit dem Auftrag zur Einrichtung und hält das beim ersten Anmelden in der Software noch einmal fest. Den Auftrag kann die Werkstatt auch am Telefon erteilen; er gilt als Weisung nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Werkstattlotse hält Tag und Weg des Auftrags fest und teilt der Werkstatt per E-Mail mit, was eingerichtet wurde. Zeiten und Preise bestätigt die Werkstatt selbst – oder sie gibt mit dem Auftrag die Richtwerte von Werkstattlotse frei: Dann macht Werkstattlotse die gewählten Leistungen mit diesen Richtwerten für sie buchbar, nennt sie ihr per E-Mail, und die Werkstatt kann Zeiten und Preise jederzeit ändern. Stundensätze und Qualifikationen trägt sie selbst ein; online buchbar wird eine Leistung erst mit dieser Bestätigung oder Freigabe. Ob ein Tarif den Einrichtungsservice enthält, nennt die Preis- und Leistungsübersicht (Anlage 3); sonst ist er kostenlos, solange sie keinen Preis dafür nennt.

Einrichtungszugang: Nach der Annahme dieser Bedingungen kann der Inhaber Werkstattlotse in der Software mit einem Haken erlauben, die Einrichtung dort unmittelbar vorzunehmen. Der Haken ist der Auftrag dazu und gilt als Weisung nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung; Werkstattlotse hält fest, wer für die Werkstatt erlaubt hat, wann und mit welchem Wortlaut. Die Erlaubnis gilt 14 Tage, endet von selbst und lässt sich vom Inhaber jederzeit beenden. Sie umfasst Leistungen, Zeiten und Preise, Material und Stundensätze, Öffnungszeiten, Plätze und Geräte, Mitarbeiter und das Betriebsprofil – nicht Aufträge und Kundendaten, Kalender, Rechnungen, Bewertungen, Rabattaktionen, Zugänge sowie Tarif und Vertrag. Werkstattlotse trägt ein, was die Werkstatt angibt. Zeiten und Preise, die Werkstattlotse dabei einträgt oder ändert, werden erst online buchbar, wenn die Werkstatt sie in der Software bestätigt hat; Qualifikationen trägt sie auch hier selbst ein. Jede Änderung wird protokolliert, der Inhaber sieht sie in der Software, und zum Abschluss teilt Werkstattlotse sie ihm per E-Mail mit. Eine Anmeldung der Werkstatt für Werkstattlotse entsteht dabei nicht.

3. Tarife, Leistungsumfang und Gebühr je Termin

Kostenpflichtig nutzt die Werkstatt Werkstattlotse mit einem Tarif. Jeder Tarif besteht aus einer monatlichen Grundgebühr und, je nach Tarif, einer festen Gebühr je Termin; die Tarife unterscheiden sich im Preis und im Leistungsumfang, in allen sind Online-Termine unbegrenzt. Welche Tarife es gibt, ihre Grundgebühr, ihre Gebühr je Termin, ihr Leistungsumfang und die Zahl der Zugänge für Mitarbeiter stehen in der Preis- und Leistungsübersicht (Anlage 3); sie ist Teil dieser Bedingungen. Die Werkstatt sieht die Preisübersicht nach der Registrierung in der Software – schon während Werkstattlotse die Registrierung prüft, danach unter „Konto“ → „Tarif & Vertrag“, wo sie sich als PDF speichern lässt; auf Anfrage an info@werkstattlotse.com schicken wir sie ihr per E-Mail in Textform. Jede Vertragsbestätigung zum Tarif enthält sie im Wortlaut. Alle Beträge verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

Leistungsumfang je Tarif

Was jeder Tarif enthält und welche Funktionen erst ein bestimmter Tarif enthält, nennt Anlage 3. Das gesondert freizuschaltende Zusatzpaket „Rechnungen an Kunden“ ist in keinem Tarif enthalten (Nummer 6).

Ein zweiter Inhaber zählt als weiterer Zugang. Jeder Zugang ist für eine benannte Person mit eigener E-Mail-Adresse bestimmt. Ein gemeinsam genutztes Postfach und das Weitergeben von Anmeldecodes an andere Personen sind nicht erlaubt. Die Werkstatt legt für weitere Mitarbeiter eigene Zugänge im Rahmen ihres Tarifs an. PC und Handy können gleichzeitig angemeldet sein; mit einer dritten Anmeldung endet die älteste Sitzung dieses Zugangs. Im Testzeitraum und bei freiem Zugang ohne Tarif (Nummer 4) stehen alle Funktionen zur Verfügung, die ein Tarif enthalten kann; endet die kostenfreie Zeit ohne Tarif, ist der Testzugang bis zur Tarifwahl gesperrt (Nummer 4). Die Werkstatt-Software zeigt, was der eigene Tarif enthält, und kennzeichnet Funktionen, die er nicht enthält, mit dem Tarif, der sie enthält.

Die Gebühr je Termin ist ein fester Betrag, unabhängig von der Höhe des Auftrags, und gilt für jeden Kunden – ob er zum ersten Mal kommt oder schon oft bei der Werkstatt war. Eine prozentuale Provision oder eine andere Beteiligung am Auftrag gibt es nicht. Kein Tarif beeinflusst die Reihenfolge in der App (Nummer 8); die Tarife unterscheiden sich nur in Funktionen der Werkstatt-Software und im Preis. Ob eine Werkstatt in der Suche erscheint, hängt nur an einer Stelle an einer dieser Funktionen: Sucht ein Autofahrer ausdrücklich nach einem Ersatzwagen, erscheinen nur Werkstätten, die ihn anbieten – das geht nur in Tarifen, die diese Funktion enthalten (Anlage 3), sowie im Testzeitraum und mit freiem Zugang (Nummer 8).

Wechsel des Tarifs

Die Werkstatt kann jederzeit in der Software zwischen den Tarifen wechseln. Ist die Grundgebühr für den laufenden Abrechnungsmonat schon bezahlt, gilt der neue Tarif ab dem nächsten Abrechnungsmonat; sonst, etwa in der kostenfreien Zeit, sofort. Mit dem Tarif wechselt zum selben Zeitpunkt der Leistungsumfang. Für jeden Termin gilt die Gebühr des Tarifs, der am Tag des Termins gilt. Wechselt die Werkstatt in einen Tarif ohne eine Funktion, bleiben ihre Daten erhalten und lassen sich weiter ansehen und herunterladen; gebuchte Termine bleiben bestehen. Im Einzelnen gilt bei einem Wechsel in einen Tarif mit geringerem Umfang:

• Schon gebuchte Termine behalten die Regeln, die der Kunde beim Buchen gelesen und gewählt hat, etwa eine Ausfallpauschale oder einen Ersatzwagen. Neue Buchungen bekommen sie nicht mehr; die Einstellungen bleiben für einen späteren Wechsel zurück gespeichert.
• Vorhandene Fotos bleiben für Werkstatt und Kunde sichtbar, bis sie wie üblich mit dem Abschluss des Auftrags gelöscht werden; neue Fotos lassen sich nicht aufnehmen.
• Der Kalenderabgleich ruht: Der Kalender-Abo-Link liefert keine Termine mehr, und aus dem fremden Kalender übernommene Zeiten werden entfernt.
• Händler, Artikel und Preislisten bleiben zum Ansehen erhalten, lassen sich aber nicht mehr anlegen, ändern oder einlesen; schon kalkulierte Festpreise bleiben stehen.
• Hat die Werkstatt mehr Zugänge, als der neue Tarif enthält, lehnt die Software den Wechsel ab und nennt, wie viele Zugänge sie zuerst entfernen muss.

Wann eine Gebühr je Termin entsteht

In Tarifen mit einer Gebühr je Termin (Anlage 3) entsteht sie nur, wenn alle vier Bedingungen erfüllt sind:

• Der Kunde hat den Termin selbst mit seinem Kundenkonto über Werkstattlotse bei der Werkstatt gebucht. Termine, die die Werkstatt selbst einträgt – etwa nach einem Anruf –, lösen keine Gebühr aus, außer bei einer Umgehung nach Nummer 5.
• Die Werkstatt hat den Termin bestätigt. Eine Sofortbuchung gilt mit der Buchung als bestätigt, denn diese Buchungsart legt die Werkstatt selbst fest.
• Der Termin gilt als durchgeführt (siehe unten).
• Der Auftragswert beträgt mindestens 50 € brutto. Auftragswert ist allein der Preis der gebuchten Leistungen – beim Preisrahmen dessen Obergrenze, beim Ab-Preis der Mindestpreis, bei einem Preis nach Aufwand die beim Buchen angezeigte geplante Zeit zum angezeigten Stundensatz. Zusatzarbeiten, die der Kunde über einen Kostenvoranschlag freigibt, zählen nie zum Auftragswert und lösen keine Gebühr aus. Bucht der Kunde einen Kostenvoranschlag als eigene Leistung, zählt dessen Preis wie der jeder anderen Leistung.

Keine Gebühr entsteht insbesondere, wenn eine Anfrage abgelehnt wird oder ohne Antwort abläuft, wenn die Werkstatt dem Kunden statt einer Bestätigung einen anderen Termin vorschlägt – auch dann nicht, wenn er den Vorschlag annimmt (Nummer 5) –, wenn der Kunde storniert, wenn die Werkstatt den Termin absagt oder wenn der Kunde nicht erscheint und die Werkstatt das fristgerecht markiert (siehe unten). Eine Ausnahme gilt, wenn die Werkstatt die Leistung eines abgesagten Termins binnen 30 Tagen doch außerhalb von Werkstattlotse erbringt (Nummer 5, „Keine Umgehung“).

Wann ein Termin als durchgeführt gilt

Die Werkstatt hält in der Software fest, wie ein Termin ausgegangen ist. Fertig gemeldete oder abgeholte Termine gelten als durchgeführt. Hat die Werkstatt einen Termin bis zum Ablauf des fünften Tags nach dem Termintag weder abgesagt noch als „nicht erschienen“ markiert, gilt er ebenfalls als durchgeführt. Abgesagte, stornierte und als „nicht erschienen“ markierte Termine gelten nie als durchgeführt.

Einwände: Hält die Werkstatt eine Gebühr für unberechtigt, teilt sie das Werkstattlotse binnen acht Wochen nach Zugang der Rechnung mit – in Textform an info@werkstattlotse.com, über „Einwand melden“ in der Werkstatt-Software oder über den Link in einer Zahlungserinnerung oder Mahnung (Nummer 4a); darauf weist jede Sammelrechnung hin. Werkstattlotse prüft den Fall und kann dazu beim Kunden nachfragen, etwa ob er zum Termin erschienen ist. Fehlte eine der Bedingungen, korrigiert Werkstattlotse die Rechnung mit einer Rechnungskorrektur (Nummer 4a). Um Missbrauch zu erkennen, wertet Werkstattlotse den Anteil der als „nicht erschienen“ markierten Termine je Werkstatt aus.

Nicht wahrgenommene Termine: Die Werkstatt markiert einen Termin nur dann als „nicht erschienen“, wenn der Kunde tatsächlich nicht gekommen ist; ein Versehen nimmt sie binnen 14 Tagen in der Software zurück. Als „nicht erschienen“ markieren kann die Werkstatt einen Termin bis zum Ablauf des fünften Tags nach dem Termintag; danach nur über einen Einwand in Textform. Der Kunde erfährt von der Markierung und kann ihr widersprechen. Fragt ein Kunde an oder bucht er, sieht die Werkstatt bis zur Annahme des Fahrzeugs die Anzahl seiner nicht wahrgenommenen Termine der letzten 12 Monate über alle Werkstätten. Sie nutzt diese Angabe nur für die Entscheidung über diesen Termin, gibt sie nicht weiter und speichert sie nicht außerhalb von Werkstattlotse. Welche Kundendaten sie nach einer Markierung erhält, regelt Nummer 5.

4. Kostenfreie Zeit, Zahlungsmittel, Zahlung und Rechnungen von Werkstattlotse

• Testzeitraum: Mit der Freischaltung durch Werkstattlotse beginnt ein kostenfreier Testzeitraum. Er endet mit Ablauf des 30. Kalendertags nach der Freischaltung, frühestens mit Ablauf des 31.03.2027 – bis zum Start von Werkstattlotse am 01.04.2027 ist die Nutzung also für jede freigeschaltete Werkstatt kostenfrei. Werkstattlotse kann den Start für alle Werkstätten auf einen späteren Tag legen und die kostenfreie Zeit damit verlängern, aber nie verkürzen; der jeweils geltende Tag steht in der Software und in dieser Fassung. Wurde die Werkstatt freigeschaltet, bevor diese Fassung für sie galt, gilt das Ende, das Werkstattlotse ihr bei der Freischaltung mitgeteilt hat und das die Software zeigt; es wird nicht vorgezogen. Im Testzeitraum kann die Werkstatt die Werkstatt-Software vollständig nutzen und ihren Zugang einrichten; ihr Werkstattprofil ist für Autofahrer sichtbar, sobald ihre Pflichtangaben vollständig sind (Nummer 8). Einen Tarif braucht es dafür nicht. Es fallen weder Grundgebühr noch Gebühren je Termin an, und Termine im Testzeitraum bleiben auch später gebührenfrei. Für die Nutzung im Testzeitraum gelten diese Bedingungen einschließlich des Vertrags zur Auftragsverarbeitung, soweit sie nicht Tarif, Gebühren und Zahlung betreffen; angenommen sind sie mit der Annahme vor der ersten Nutzung (Nummer 2). Das Ende zeigt die Software unter „Konto“ → „Tarif & Vertrag“; sieben und zwei Tage vorher erinnert Werkstattlotse per E-Mail. Eine erneute Freischaltung verlängert den Testzeitraum nicht. Den kostenfreien Testzeitraum gibt es einmal je Werkstatt. Hat eine Werkstatt ihren Zugang gelöscht und registriert sie sich später erneut, beginnt mit der neuen Freischaltung kein Testzeitraum; die Nutzung setzt dann einen Tarif voraus, auch vor dem Start von Werkstattlotse. Ein weiterer Standort desselben Inhabers ist eine eigene Werkstatt. Werkstattlotse prüft das vor der Freischaltung anhand der Prüfwerte nach der Datenschutzerklärung und teilt das Ergebnis mit Grund in Textform mit. Hält die Werkstatt es für falsch, prüft es auf Anfrage an info@werkstattlotse.com ein Mensch.
• Keine Verkürzung: Den laufenden Testzeitraum verkürzt Werkstattlotse nicht. Gewährt Werkstattlotse einen zusätzlichen kostenfreien Zugang bis zu einem Datum (freier Zugang), endet er mit diesem Datum, frühestens mit dem Testzeitraum. Beendet Werkstattlotse einen freien Zugang oder setzt es ihn auf ein früheres Datum, wirkt das frühestens mit dem Ende des Testzeitraums; danach nur zu einem künftigen Datum oder mit Angabe der Gründe in Textform. Früher blendet Werkstattlotse das Werkstattprofil nur mit einer Sperre nach Nummer 11 aus und teilt der Werkstatt die Gründe in Textform mit (Art. 4 der Verordnung (EU) 2019/1150).
• Kein Abo, Sperre ohne Tarif: Der Testzeitraum endet von selbst. Einen kostenpflichtigen Vertrag gibt es nur, wenn die Werkstatt selbst einen Tarif wählt (Nummer 2). Wählt sie bis zum Ende des Testzeitraums – bzw. eines freien Zugangs – keinen Tarif, sperrt Werkstattlotse den Testzugang automatisch: Das Werkstattprofil ist für Autofahrer nicht mehr sichtbar, und in der Werkstatt-Software bleiben nur „Tarif & Vertrag“, der Datenexport („Betrieb löschen“ → „Meine Daten herunterladen“), „Betrieb löschen“, Feedback und der eigene Zugang mit Anmeldung und Sicherheit offen. Schon gebuchte offene Termine bearbeitet die Werkstatt im Eingang bis zu ihrem Abschluss weiter, und der Inhaber kann Zugänge von Mitarbeitern entziehen; neue Buchungen gibt es ohne Tarif nicht – Termine nach dem Ende der kostenfreien Zeit bietet Werkstattlotse ohne Tarif gar nicht erst zur Buchung an. Werkstattlotse erinnert sieben und zwei Tage vorher und teilt die Sperre am Tag der Sperre per E-Mail mit Grund und Weg zurück mit (Art. 4 der Verordnung (EU) 2019/1150). Die Daten der Werkstatt bleiben erhalten; mit der Tarifwahl endet die Sperre sofort. Wählt die Werkstatt bis sechs Monate nach Ende des Testzeitraums keinen Tarif, kann Werkstattlotse den Vertrag mit einer Frist von 30 Tagen in Textform unter Angabe der Gründe kündigen; danach werden die Daten nach Nummer 9 und dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung gelöscht.
• Tarif im Testzeitraum: Wählt die Werkstatt schon im Testzeitraum einen Tarif, beginnen Grundgebühr und Gebühren je Termin erst mit dessen Ende; wählt sie ihn danach, mit der Tarifwahl. Danach gilt der gewählte Tarif, ohne dass die Werkstatt etwas tun muss. Einen Tarif gibt es erst nach der Freischaltung (Nummer 2); wer ihn nach einer früheren Fassung schon vor der Freischaltung gewählt hat, zahlt ebenfalls erst ab dem Ende seines Testzeitraums.
• Zahlungsmittel: Die Werkstatt hinterlegt spätestens bis zum Ende der kostenfreien Zeit ein Zahlungsmittel (Karte oder SEPA-Lastschrift) bei unserem Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd. (Dublin, Irland); das geht in der Software unter „Konto“ → „Tarif & Vertrag“. Werkstattlotse erinnert 7 und 2 Tage vor dem Ende der kostenfreien Zeit per E-Mail. Ist danach kein Zahlungsmittel hinterlegt, ist das Werkstattprofil für Autofahrer nicht sichtbar, bis die Werkstatt eines hinterlegt; der Vertrag, gebuchte Termine und die Daten der Werkstatt bleiben bestehen. Wird der Vertrag kurz vor dem Ende der kostenfreien Zeit oder danach geschlossen oder kann Werkstattlotse das Hinterlegen erst später anbieten, bleibt das Profil bis dahin sichtbar, und ab der ersten Erinnerung bleiben mindestens 7 Tage Zeit.
• Grundgebühr: Die Grundgebühr wird monatlich im Voraus eingezogen, erstmals nach dem Ende der kostenfreien Zeit; wer das Zahlungsmittel erst danach hinterlegt, zahlt ab dann. Sieben Tage vor dem Ende der kostenfreien Zeit erinnert Werkstattlotse per E-Mail. Kündigt die Werkstatt vorher, entstehen keine Kosten.
• Gebühren je Termin: Am Anfang jedes Monats stellt Werkstattlotse die Gebühren je Termin des Vormonats in einer Sammelrechnung in Rechnung. Jeder Termin steht darin als eigene Zeile mit Datum, Kurznummer des Auftrags, Auftragswert und Tarif. Welche Termine im laufenden Monat eine Gebühr auslösen, sieht die Werkstatt jederzeit in der Software.
• Fälligkeit und Zahlungsweg: Wann eine Rechnung fällig ist, wie die Werkstatt zahlt und was bei einer offenen Rechnung geschieht, regelt Nummer 4a.
• Zu jeder Grundgebühr und jeder Sammelrechnung stellt Werkstattlotse eine Rechnung mit fortlaufender Nummer aus. Hat die Werkstatt zugestimmt, erhält sie Rechnungen als PDF per E-Mail; alle Rechnungen stehen außerdem in der Werkstatt-Software bereit. Jede dieser Rechnungen ist zugleich eine strukturierte E-Rechnung: Das PDF enthält die Rechnungsdaten als ZUGFeRD 2.3 bzw. Factur-X im Profil EN 16931. Buchhaltungsprogramme lesen sie ohne Abtippen ein; ohne ein solches Programm sehen Sie wie bisher das PDF.
• Schlägt eine Zahlung fehl, informiert Werkstattlotse die Werkstatt und versucht den Einzug erneut. Gelingt er bei der Grundgebühr nicht, ist das Werkstattprofil nach Ablauf des bezahlten Zeitraums und drei weiteren Tagen für Autofahrer nicht sichtbar, bis die Zahlung gelingt. Die Werkstatt kann ihr Zahlungsmittel jederzeit in der Software ändern.
• Preisänderungen – auch in der Preis- und Leistungsübersicht (Anlage 3) – kündigt Werkstattlotse mindestens sechs Wochen vorher in Textform an; die Werkstatt kann den Vertrag bis zum Inkrafttreten kündigen (Nummer 12).

4a. Fälligkeit, Zahlungserinnerung und Verzug

• Fälligkeit: Rechnungen über Gebühren je Termin (Sammelrechnungen) sind 14 Tage nach Zugang ohne Abzug fällig; der Tag steht als „Zahlbar bis“ auf der Rechnung. Eine Rechnung geht der Werkstatt an dem Tag zu, an dem Werkstattlotse sie in der Werkstatt-Software bereitstellt und die Werkstatt per E-Mail darüber benachrichtigt – in der Regel am Rechnungsdatum. Die Grundgebühr ist nach Nummer 4 monatlich im Voraus fällig.
• Zahlungsweg: Ist ein Zahlungsmittel hinterlegt, zieht Werkstattlotse den Rechnungsbetrag über Stripe davon ein, frühestens am Rechnungsdatum, und wiederholt einen gescheiterten Einzug; die Werkstatt sorgt für Deckung. Ist kein Zahlungsmittel hinterlegt oder gelingt der Einzug nicht, zahlt die Werkstatt bis zur Fälligkeit über die Zahlungsseite – der Link steht in der Software unter „Konto“ → „Tarif & Vertrag“ und in jeder Zahlungserinnerung – oder per Überweisung auf das Konto, das die Rechnung oder die Zahlungsseite nennt, mit der Rechnungsnummer als Verwendungszweck.
• Mitteilungen: Zahlungserinnerungen, Mahnungen und die weiteren Mitteilungen nach dieser Nummer schickt Werkstattlotse an die in der Software hinterlegte E-Mail-Adresse des Betriebs und zeigt sie zusätzlich in der Software an. Die Werkstatt hält diese Adresse aktuell.
• Zahlungserinnerung: Ist eine Rechnung bei Fälligkeit nicht bezahlt, erinnert Werkstattlotse und setzt eine Zahlungsfrist von sieben Tagen ab Zugang der Erinnerung. Die Zahlungserinnerung ist kostenfrei.
• Verzug und Mahnung: Zahlt die Werkstatt auch in dieser Frist nicht, ist sie spätestens mit deren Ablauf in Verzug, und Werkstattlotse mahnt. Im Verzug schuldet die Werkstatt Verzugszinsen nach § 288 Abs. 2 BGB und die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB. Werkstattlotse verlangt die Pauschale erst mit der Mahnung, höchstens einmal je Rechnung und nur in Höhe von 15 € statt der gesetzlichen 40 €, höchstens in Höhe des Rechnungsbetrags. Die Pauschale ist Schadensersatz und enthält keine Umsatzsteuer; vom hinterlegten Zahlungsmittel zieht Werkstattlotse sie nicht ein. Verzugszinsen behält sich Werkstattlotse vor.
• Rückbuchung: Wird eine Zahlung zurückgebucht, ist die Rechnung wieder offen; eine Zahlungserinnerung oder Mahnung zu dieser Rechnung gilt weiter.
• Einwände: Einwände gegen eine Rechnung erhebt die Werkstatt auf einem der Wege aus Nummer 3. Solange Werkstattlotse einen Einwand prüft, mahnt Werkstattlotse den strittigen Betrag nicht und schränkt deswegen nichts ein; der unstreitige Teil bleibt fällig. Ist der Einwand berechtigt, korrigiert Werkstattlotse die Rechnung mit einer Rechnungskorrektur, die eine eigene Nummer trägt.
• Sichtbarkeit: Ist eine gemahnte Rechnung sieben Tage nach Zugang der Mahnung nicht bezahlt, kann Werkstattlotse das Werkstattprofil für Autofahrer ausblenden, bis die gemahnten Rechnungen bezahlt sind – aber nur, wenn die gemahnten Rechnungsbeträge zusammen mindestens 50 € brutto betragen oder zwei Rechnungen gemahnt sind. Werkstattlotse teilt der Werkstatt die Gründe spätestens mit dem Wirksamwerden in Textform mit (Art. 4 der Verordnung (EU) 2019/1150); die Werkstatt kann den Sachverhalt unter info@werkstattlotse.com klarstellen. Der Vertrag, gebuchte Termine, der Zugang zur Werkstatt-Software und die Daten der Werkstatt bleiben bestehen; gebuchte Termine hält die Werkstatt ein. Nach der Zahlung ist das Profil unverzüglich wieder sichtbar.
• Kündigung: Ist die Werkstatt mit einer Rechnung länger als 60 Tage oder mit zwei Rechnungen in Verzug, kann Werkstattlotse den Vertrag nach Nummer 11 mit einer Frist von mindestens 30 Tagen zum Monatsende in Textform unter Angabe der Gründe kündigen.

5. Pflichten der Werkstatt

• Preise gegenüber Verbrauchern als Endpreise inklusive Mehrwertsteuer angeben (Preisangabenverordnung), Stundensätze aktuell halten. Ist die Werkstatt Kleinunternehmer (§ 19 UStG) und hat das in der Werkstatt-Software unter „Betrieb“ hinterlegt (mit dem Zusatzpaket Rechnungen auch in den Rechnungseinstellungen), zeigt die App ihre Preise als „Endpreis – keine Umsatzsteuer nach § 19 UStG“.
• Freiwillige Aktionen für einzelne Leistungen legt die Werkstatt selbst an: Rabatt in Prozent, Wochentag und Zeitraum. Sie gelten nur für online buchbare Festpreise und neue Reservierungen an passenden Tagen. Der reduzierte Endpreis wird dem Kunden vor der Buchung gezeigt und für seinen Auftrag festgehalten; spätere Änderungen der Aktion ändern bereits gebuchte Preise nicht. Daneben zeigt die App den Festpreis durchgestrichen als „Normalpreis“; er muss der Preis sein, den die Werkstatt für diese Leistung zuletzt tatsächlich verlangt hat – kein eigens vorher erhöhter Preis. Verschiebt der Kunde einen Termin mit Aktionspreis, gilt der Aktionspreis nur für einen neuen Termin, der Wochentag und Zeitraum der Aktion erfüllt; die App bietet ihm zum Verschieben nur solche Tage an. Dasselbe gilt für einen Terminvorschlag der Werkstatt zu einer Anfrage mit Aktionspreis: Vorschlagen kann sie nur Zeiten, die Wochentag und Zeitraum der Aktion erfüllen. Den Rabatt trägt die Werkstatt.
• Kapazitäten, Öffnungszeiten und Leistungen so pflegen, dass gebuchte Termine eingehalten werden können; Anfragen innerhalb der angezeigten Frist beantworten. Statt eine Anfrage zu bestätigen, kann die Werkstatt dem Kunden innerhalb dieser Frist eine andere freie Zeit für dieselbe Leistung und dasselbe Fahrzeug zum selben Preis vorschlagen, mit Ersatzwagen, wenn der Kunde ihn gewählt hat; die Anfrage für die ursprüngliche Zeit endet damit. An ihren Vorschlag ist die Werkstatt bis zur angezeigten Antwortfrist des Kunden gebunden und hält die Zeit so lange für ihn frei. Bestätigt ist der Termin erst mit der Annahme durch den Kunden; lehnt er ab oder läuft die Frist ab, endet die Anfrage ohne Kosten für den Kunden. Ein Termin aus einem angenommenen Vorschlag löst keine Gebühr je Termin aus (Nummer 3).
• Zusatzarbeiten nur nach Freigabe des Kunden ausführen. Ohne Festpreis den Auftrag erst nach Zustimmung des Kunden zum Kostenvoranschlag auf „fertig“ setzen.
• Eigene Bedingungen (etwa eine Gebühr für einen Kostenvoranschlag, den ein Kunde ohne gebuchte Leistung bestellt) vollständig in der Software hinterlegen – nur diese gelten gegenüber dem Kunden. Bucht ein Kunde eine Leistung verbindlich, verlangt die Werkstatt für einen Kostenvoranschlag keine Gebühr. Bucht er eine Prüfung oder Fehlersuche und erteilt danach keinen weiteren Auftrag, berechnet sie nur die gebuchte Leistung zum angezeigten Preis – bei Preis nach Aufwand die angezeigte geplante Zeit zum angezeigten Stundensatz; mehr Zeit nur mit Freigabe des Kunden über einen Kostenvoranschlag. Teile, die nicht zur gebuchten Leistung gehören, bestellt sie erst nach seiner Freigabe.
• Eine Ausfallpauschale (sofern der Tarif sie enthält, Nummer 3 und Anlage 3) nur in der Höhe ansetzen, die ihrem gewöhnlich zu erwartenden Ausfall entspricht. Sagt der Kunde innerhalb seiner Widerrufsfrist ab, verlangt die Werkstatt keine Pauschale; der Kunde darf stets nachweisen, dass kein oder ein geringerer Schaden entstanden ist.
• Widerruf: Werkstattlotse stellt für die Werkstatt die Widerrufsbelehrung, die elektronische Widerrufsfunktion (§ 356a BGB) und die Eingangsbestätigung bereit, nimmt Widerrufe als ihr Empfangsvertreter entgegen und leitet sie unverzüglich weiter. Die Werkstatt pflegt dafür Rechtsträger, Anschrift, Telefon, E-Mail und Zahlungswege vollständig in ihrem Profil; fehlt der Rechtsträger, nennt Werkstattlotse den Namen des Betriebs – ausgeblendet wird das Profil deswegen nicht. Widerruft ein Kunde in der App („Vertrag widerrufen“) oder unter werkstattlotse.com/widerruf, erhält der Kunde sofort eine Eingangsbestätigung per E-Mail, und die Werkstatt wird benachrichtigt. Was daraus folgt: Innerhalb der Widerrufsfrist und vor dem Beginn des Termins wird der Termin frei, eine Ausfallpauschale fällt nicht an. Ab dem Beginn des Termins bzw. der Annahme des Fahrzeugs vermerkt Werkstattlotse den Widerruf nur – der Auftrag bleibt im Eingang stehen, und die Werkstatt klärt das Weitere mit dem Kunden (nach Arbeitsbeginn schuldet er anteiligen Wertersatz). Geht die Erklärung erst nach Ablauf der Widerrufsfrist ein, ist sie eine gewöhnliche Absage: Ein Termin vor seinem Beginn wird storniert, und die Ausfallpauschale richtet sich nach den Regeln der Werkstatt; ab dem Beginn bleibt es beim Vermerk.
• Kontaktdaten erst zum Terminbeginn: Kundendaten nur für den jeweiligen Auftrag nutzen. Bis zum Beginn des Termins (gebuchte Abgabe- bzw. Startzeit) kann der Kunde absagen. Ein Fahrzeug nimmt die Werkstatt frühestens am Tag des Termins und höchstens 120 Minuten vor der gebuchten Zeit an; die Software lässt es vorher nicht zu und nennt die Zeit. Bringt der Kunde sein Fahrzeug früher, gibt er die Abgabe in seiner App frei („Fahrzeug jetzt abgeben“); ab dieser Freigabe nimmt die Werkstatt es an. Mit einer Annahme in diesem Fenster oder nach dieser Freigabe beginnt der Termin. Bis dahin zeigt Werkstattlotse der Werkstatt Buchungsnummer, Leistung, Zeit, Antrieb und Gesamtgewicht des Fahrzeugs, soweit der Kunde sie freigibt auch weitere technische Angaben wie Hersteller, Modell, HSN/TSN und Baujahr, dazu seine Hinweise und die Anzahl nicht wahrgenommener Termine (Nummer 3) – aber weder Namen noch Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift oder Kennzeichen, auf keinem Weg: nicht im Eingang und seiner Suche, im Kalender, im Kalender-Abo, in Mitteilungen und E-Mails an die Werkstatt, über die Schnittstelle, in der Liste der Kundensperren, im Datenexport oder in einem Rechnungsentwurf. Hat der Kunde Fahrzeugstammdaten in der aktuellen Datenfreigabe ausdrücklich erlaubt, kann nach Bestätigung des Auftrags die FIN vor dem Terminbeginn erscheinen – ausschließlich für die Bestimmung und gegebenenfalls Bestellung passender Teile für diesen Auftrag. Die Werkstatt entscheidet über eine Weitergabe an Teilelieferanten selbst, informiert den Kunden darüber und beachtet einen Widerruf der Freigabe. Nach der Bestätigung des Auftrags erhält die Werkstatt den vom Kunden gemeldeten Kilometerstand. Mit dem Beginn des Termins erhält sie Namen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Kennzeichen des Kunden, eine hinterlegte Anschrift ab der Annahme des Fahrzeugs. Bei Buchungen bis zum 09.10.2026 erhält sie Kilometerstand und E-Mail-Adresse nur, soweit der Kunde sie damals freigegeben hat – diese Freigabe und ihren Widerruf beachtet sie. Für die Kundendaten, die sie für den Auftrag erhält, ist sie selbst Verantwortliche im Sinne der DSGVO und informiert ihre Kunden über ihre eigene Verarbeitung (Art. 13 und 14 DSGVO).
• Nachrichten bis zum Termin: Bis zum Beginn erreicht die Werkstatt den Kunden über die Nachrichten am Termin in der Werkstatt-Software. Werkstattlotse benachrichtigt den Kunden per E-Mail, ohne dass die Werkstatt seine Adresse erfährt; er liest und antwortet in der App, seine Antwort erscheint im Eingang. Nachrichten sind reiner Text, in der Länge begrenzt und in der Zahl gedrosselt. Werkstattlotse speichert sie, damit sich bei einem Hinweis auf Missbrauch oder Umgehung nachvollziehen lässt, was geschrieben wurde. Die Werkstatt nutzt sie nur für diesen Termin. Ihre öffentliche Telefonnummer bleibt für den Kunden sichtbar.
• Nichterscheinen und späte Absage: Markiert die Werkstatt einen Termin nach seinem Beginn als „nicht erschienen“ (Nummer 3), stehen ihr Namen und Telefonnummer weiter zur Verfügung, damit sie einen Folgetermin vereinbaren kann; gilt für die Buchung eine Ausfallpauschale, zusätzlich E-Mail-Adresse und eine hinterlegte Anschrift für ihre Rechnung. Dasselbe gilt nach einer Absage, für die die Ausfallpauschale anfällt, also nach Ablauf der Widerrufsfrist und der Absagefrist der Werkstatt, sobald die Werkstatt die Pauschale geltend macht – frühestens aber zur ursprünglich gebuchten Zeit, auch wenn sie das schon vorher tut. Die Daten stehen ihr dann 90 Kalendertage lang zur Verfügung; jeder Abruf steht im Zugriffsprotokoll des Kunden. Termine, die die Werkstatt selbst einträgt, etwa nach einem Anruf oder an der Theke, berührt diese Regel nicht.
• Keine Umgehung: Die Werkstatt wirkt nicht darauf hin, dass ein Kunde einen über Werkstattlotse gebuchten Termin absagt, um die Leistung außerhalb von Werkstattlotse zu erbringen. Erbringt sie die gebuchte Leistung für diesen Kunden und dieses Fahrzeug innerhalb von 30 Tagen nach einer Absage doch, fällt dafür die Gebühr je Termin ihres Tarifs an (Nummer 3) wie für einen durchgeführten Termin; bucht der Kunde die Leistung erneut über Werkstattlotse, gilt nur die Gebühr dieses Termins. Auf Nachfrage gibt die Werkstatt Werkstattlotse dazu Auskunft.
• Zugänge nur an eigene Mitarbeiter vergeben, zusätzliche Bereiche (etwa Leistungskatalog, Material, Stammdaten, Prüfdienst) nur freischalten, soweit jemand sie für seine Arbeit braucht, und Zugänge entziehen, sobald jemand ausscheidet. Was über die Zugänge der Werkstatt geschieht, verantwortet die Werkstatt. Mitteilungen aufs Handy erlaubt jede Person für ihr eigenes Gerät selbst; sie enthalten keine Kundendaten und enden, wenn die Person sie abbestellt oder der Zugang entzogen wird. Die Zwei-Faktor-Anmeldung mit Authenticator-App ist für Werkstatt-Zugänge freiwillig; Werkstattlotse empfiehlt sie für jeden Zugang. Wer sie nutzt, bewahrt Authenticator-App und Notfallcodes sicher auf. Den Verlust eines Geräts oder Verdacht auf Missbrauch meldet die Werkstatt unverzüglich an info@werkstattlotse.com.
• Kunden nur aus sachlichem Grund für Online-Buchungen beim eigenen Betrieb sperren – etwa nach wiederholt nicht wahrgenommenen Terminen oder bei Missbrauch –, nie aus einem der in § 1 AGG genannten Gründe (etwa ethnische Herkunft, Geschlecht, Religion, Behinderung, Alter, sexuelle Identität) oder aus einem anderen Grund, der eine Diskriminierung wäre. Die Sperre gilt nur für neue Online-Buchungen bei diesem Betrieb; bestehende Termine hält die Werkstatt ein. Sperren darf jeder Zugang mit dem Bereich „Eingang“, aufheben nur der Inhaber. Eine Sperre ohne sachlichen Grund hebt die Werkstatt unverzüglich auf, auch auf Hinweis von Werkstattlotse.
• Bewertungen nicht manipulieren (keine eigenen oder gekauften Bewertungen). Hält die Werkstatt eine Bewertung für rechtswidrig oder unwahr, meldet sie sie an info@werkstattlotse.com; Werkstattlotse prüft die Meldung wie in den Nutzungsbedingungen für Autofahrer (Abschnitt 9) beschrieben.

6. Abrechnung mit dem Kunden

• Die Werkstatt rechnet selbst ab: Die Werkstatt rechnet unmittelbar mit ihrem Kunden ab und übergibt ihm ihre Rechnung vor Ort. Sie nutzt dafür ihr eigenes Programm und ihren eigenen Nummernkreis. Werkstattlotse ist an diesem Vertrag nicht beteiligt.
• Ohne Zusatzpaket stellt Werkstattlotse keine Kundenrechnungen aus: Werkstattlotse erstellt dann keine Rechnungen im Namen der Werkstatt, versendet keine an Kunden und bewahrt keine auf. Es gibt darüber weder eine elektronische Rechnung an den Kunden noch ein Rechnungsausgangsbuch bei uns.
• Verantwortung für Inhalt, Steuer und Aufbewahrung: Für Rechnung, Steuerausweis, Abführung der Umsatzsteuer und die Aufbewahrung (§ 147 AO, § 14b UStG) ist allein die Werkstatt verantwortlich. Werkstattlotse berät nicht steuerlich.
• Was die Software zeigt: Preise, Kostenvoranschläge und die Freigaben des Kunden stehen im Auftrag und lassen sich jederzeit einsehen und ausdrucken. Das ist eine Übersicht des Vereinbarten, keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG.
• Fertig melden: Einen Auftrag auf „fertig“ zu setzen, hängt an keiner Rechnung und an keiner Anschrift. Auftragsannahme und Fertigstellung bleiben danach als Nachweis stehen und lassen sich nicht löschen.
• Zusatzpaket Rechnungen: Ein Paket, mit dem die Werkstatt ihre Kundenrechnungen doch in Werkstattlotse schreibt, kann später hinzukommen. Es ist nicht Teil der Tarife nach Nummer 3, kann kostenpflichtig sein und wirkt erst, wenn Werkstattlotse es für die einzelne Werkstatt freischaltet und die Werkstatt den Bedingungen dieses Pakets zustimmt. Ohne Freischaltung gibt es die Funktion in der Software nicht. Mit Freischaltung speichert Werkstattlotse die Rechnungen, die die Werkstatt in der Software schreibt, und schickt sie in ihrem Auftrag an ihre Kunden (Vertrag zur Auftragsverarbeitung); Rechnungsstellerin bleibt die Werkstatt.

7. Prüfdienste (HU und AU)

Die Werkstatt kann Prüfer von Prüforganisationen (etwa TÜV, DEKRA, GTÜ, KÜS) per E-Mail einladen und Prüftage im Kalender anlegen. Online buchbar sind Prüftermine für Autofahrer erst, wenn der Prüfer die Online-Buchung selbst freigeschaltet hat; sonst zeigt die App, dass der Termin telefonisch zu vereinbaren ist. Die Werkstatt kann die Verbindung zu einem Prüfer jederzeit trennen. Prüfer sehen über Werkstattlotse nur Fahrzeug, Leistung, Termin und Auftragsnummer, keine Kundendaten.

Der Prüfdienst zahlt für die Online-Buchung nichts; sie ist Teil der Leistung, die die Werkstatt bei Werkstattlotse bezieht. Nach der Prüfung kann der Prüfer den Prüfbericht hinterlegen. Ihn sieht nur der Kunde; die Werkstatt sieht, dass ein Bericht vorliegt. Weder die Werkstatt noch Werkstattlotse nehmen Einfluss auf das Ergebnis der Prüfung.

8. Reihenfolge in der App (Ranking)

Die Werkstätten erscheinen bei einer Suche mit Postleitzahl oder Ort nach Entfernung (Luftlinie), sonst alphabetisch; einen anderen Maßstab für die Reihenfolge gibt es nicht. Eine bezahlte Platzierung, eine Sortierung nach Preis oder Auktionen gibt es nicht. Tarif, Zahlungen und die Auslastung der Werkstatt haben keinen Einfluss auf die Reihenfolge. Eine gesondert als „Anzeige“ gekennzeichnete Werbung eines Gutachters kann außerhalb der Werkstatt-Treffer erscheinen; sie beeinflusst die Reihenfolge und Buchbarkeit der Werkstätten nicht. Vor der Suche wählt der Autofahrer die Leistung, einen Wunschtag und sein Fahrzeug: das Fahrzeug aus seinem Konto, sonst das Fahrzeug zu HSN und TSN aus dem Verzeichnis des Kraftfahrt-Bundesamts (Typ und Antrieb), solange diese Erkennung verfügbar ist, sonst die Fahrzeugart, die er angibt. Werkstätten, die diese Leistung nicht online anbieten oder an diesem Tag für dieses Fahrzeug keinen freien Termin haben, blendet die App aus. Geprüft werden die bis zu 30 nächstgelegenen Werkstätten; ohne Postleitzahl oder Ort fragt die App bei mehr Treffern zuerst nach dem Ort. Bei HU und AU, die nur telefonisch zu vereinbaren sind (Nummer 7), entfällt der Tagesfilter; Leistungen, die die Werkstatt nur auf Rückruf anbietet, erscheinen in der Suche nicht. Filter, die der Autofahrer selbst setzt (Leistung, Wunschtag, Fahrzeug, Ersatzwagen), grenzen die Liste ein, ändern die Reihenfolge aber nicht. Die Werkstatt wählt der Autofahrer bei jeder Buchung selbst; hat er bei einer schon gebucht, trägt sie in der Liste den Vermerk „Zuletzt hier gebucht“; an der Reihenfolge ändert das nichts. Eine Funktion eines Tarifs berührt, bei welcher Suche eine Werkstatt erscheint: Einen Ersatzwagen anbieten können nur Werkstätten, deren Tarif diese Funktion enthält (Nummer 3 und Anlage 3), sowie im Testzeitraum und mit freiem Zugang; sucht ein Autofahrer ausdrücklich nach einem Ersatzwagen, erscheinen nur Werkstätten, die einen anbieten. Aus dem Fahrzeug folgt, welche Werkstätten die App zeigt: für ein Elektro- oder Hybridfahrzeug (auch mit Brennstoffzelle) nur Werkstätten mit dem Merkmal „Elektro & Hybrid“, für einen Lkw über 3,5 t, einen Transporter, ein Wohnmobil, ein Motorrad, einen Anhänger oder einen Oldtimer nur Werkstätten, die das unter „Betrieb“ angekreuzt haben; der Autofahrer kann diesen Filter aufheben. Das Merkmal „Elektro & Hybrid“ lässt sich nicht selbst ankreuzen: Es erscheint nur, solange die Werkstatt mindestens einen aktiven Mitarbeiter mit Namen, Arbeitszeiten und gültiger Hochvolt-Qualifikation (Stufe 2S oder höher nach DGUV Information 209-093) eingetragen hat. Die Werkstatt versichert, dass eingetragene Qualifikationen, Spezialisierungen und das Merkmal Meisterbetrieb zutreffen und gültig sind, und legt Nachweise auf Anfrage vor; über die Prüfung vor der Freischaltung (Nummer 2) hinaus prüft Werkstattlotse diese Angaben nicht. Bei falschen Angaben kann Werkstattlotse das Merkmal oder das Profil nach Nummer 11 ausblenden.

Angezeigt werden nur freigeschaltete Werkstätten, die diese Bedingungen angenommen haben, mit Tarif oder im Testzeitraum bzw. mit freiem Zugang (Nummer 4), deren Profil nicht nach Nummer 4, 4a oder 11 ausgeblendet ist und die ihre Pflichtangaben vollständig hinterlegt haben: Betriebsname und Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Öffnungs- und Annahmezeiten, mindestens ein Mitarbeiter mit Namen und Arbeitszeiten, der Arbeiten ausführt (Serviceberater zählen nicht), sowie mindestens eine online buchbare Leistung mit bestätigtem Preis. Was noch fehlt, zeigt die Werkstatt-Software unter „Konto“ → „Einrichtung“ im Abschnitt „Pflichtangaben“; die Angaben für Rechnungen an Kunden (Nummer 6) gehören nicht dazu. Solange eine Pflichtangabe fehlt, erscheint die Werkstatt weder in der Suche noch in den Werkstattlisten für Suchmaschinen; ihre Profilseite bleibt über einen direkten Link erreichbar. Werkstattlotse bietet selbst keine Werkstattleistungen an und behandelt keine Werkstatt bevorzugt. Die Werkstatt ist frei, ihre Leistungen über andere Wege zu anderen Preisen und Bedingungen anzubieten.

9. Auftragsverarbeitung, Zugang zu Daten, Rechte an Inhalten

Soweit Werkstattlotse Daten verarbeitet, die die Werkstatt für ihren eigenen Betrieb in der Software pflegt (z. B. Mitarbeiter, Kalender, Material, Aufträge), geschieht das im Auftrag der Werkstatt nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der Bestandteil dieser Bedingungen ist. Er wird mit der Annahme vor der ersten Nutzung der Software geschlossen (Nummer 2) – elektronisch, wie es Art. 28 Abs. 9 DSGVO zulässt – und gilt ab dann für alle Daten, die die Werkstatt in der Software pflegt, im Testzeitraum, ohne Tarif und während einer Sperre nach Nummer 4. Bis zur Freischaltung verarbeitet Werkstattlotse nur die Angaben der Registrierung, und zwar als eigener Verantwortlicher (Datenschutzerklärung, Abschnitt 9). Was Werkstattlotse nicht im Auftrag, sondern als eigener Verantwortlicher verarbeitet, nennt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung in Nr. 1a. Die Vertragsbestätigung und den Text des Vertrags zur Auftragsverarbeitung lädt die Werkstatt jederzeit unter „Konto“ → „Tarif & Vertrag“ herunter.

Zugang zu Daten (Art. 9 der Verordnung (EU) 2019/1150): Werkstattlotse hat technisch Zugang zu den Daten, die die Werkstatt und ihre Kunden in Werkstattlotse eingeben oder die dabei entstehen, und nutzt sie nur, um Plattform und Software bereitzustellen, abzurechnen (Nummer 3 und 4) und Missbrauch zu erkennen. Die Werkstatt sieht ihre eigenen Daten und die Buchungen bei ihr; von ihren Kunden sieht sie Namen und Telefonnummer ab dem Beginn eines Termins (bei Nichterscheinen und später Absage nach Nummer 5), eine hinterlegte Anschrift ab der Annahme des Fahrzeugs und weitere Daten, soweit der Kunde sie freigibt. Daten anderer Werkstätten sieht sie nicht, außer der Anzahl nicht wahrgenommener Termine (Nummer 3). Zusammengefasste Auswertungen über alle Werkstätten nutzt Werkstattlotse nur für den eigenen Betrieb der Plattform; die Werkstatt erhält sie nicht. An Dritte gibt Werkstattlotse Daten nur, soweit es für die Leistung nötig ist (etwa an Hoster und Zahlungsdienstleister) oder das Gesetz es verlangt. Großhändlern, die Werkstattlotse ihren Werkstattkunden empfehlen, nennt Werkstattlotse – damit sie sehen, was ihre Empfehlung bewirkt – nur zusammengefasste Zahlen zu Einladungen und Registrierungen über mindestens fünf Werkstätten; Angaben zu einer einzelnen Werkstatt gibt es nur mit deren Einwilligung.

Wechsel und Datenexport (Art. 25 der Verordnung (EU) 2023/2854): Die Werkstatt kann ihre Daten jederzeit in der Software unter „Konto“ → „Betrieb löschen“ → „Meine Daten herunterladen“ als maschinenlesbare Datei (JSON) herunterladen, ohne den Betrieb zu löschen, und zwar abschließend: Betrieb und Standorte mit Profil; Aufträge und Termine mit Positionen, Preisen, Annahme, Kostenvoranschlägen und Entscheidungen, Fotos der Annahme und Prüfberichten (jeweils die Angaben, ohne Bild oder Datei), Prüfungen, eigenen Nachrichten an Kunden, Absageanfragen und Widerrufen sowie eigene Termine mit Notiz; Leistungskatalog mit Textbausteinen und Aktionen; Händler, Artikel mit Preisänderungen, Materiallisten, Aufschläge und Stundensätze; Mitarbeiter mit Arbeitszeiten und Qualifikationen; Plätze und Geräte; Öffnungs- und Annahmezeiten, Reserven, blockierte Zeiten und die Adresse eines abonnierten fremden Kalenders; Prüftage, Verbindungen zu Prüfdiensten und Gutachter; sichtbare Bewertungen mit eigener Antwort; Rechnungen (die Rechnungen von Werkstattlotse an sie und, mit dem Zusatzpaket, ihre Rechnungen an Kunden samt Rechnungseinstellungen und -entwürfen); Tarifwahl und Annahmen dieser Bedingungen. Kundenangaben zu gebuchten Terminen enthält der Export nur, soweit die Werkstatt sie nach Nummer 5 sieht. Möchte sie zu einem anderen Anbieter wechseln, kündigt sie nach Nummer 11; eine Ankündigung von mehr als zwei Monaten verlangt Werkstattlotse nie. Auf Wunsch nutzt die Werkstatt Werkstattlotse nach dem Vertragsende noch bis zu 30 Tage für den Übergang; danach kann sie ihre Daten noch mindestens 30 Tage lang herunterladen. Anschließend löscht Werkstattlotse die Daten nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Nr. 3), soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Für Wechsel und Export berechnet Werkstattlotse nichts.

Rechte an Inhalten: Name, Logo, Bilder, Texte, Leistungen und Preise, die die Werkstatt einstellt, bleiben ihre. Sie räumt Werkstattlotse das einfache, auf die Vertragslaufzeit beschränkte Recht ein, sie in App, Website und Profilseite (Nummer 1) anzuzeigen; Werkstattlotse entfernt sie aus der öffentlichen Anzeige, sobald der Vertrag endet. Die Werkstatt sichert zu, dass sie die Rechte an diesen Inhalten hat, und stellt Werkstattlotse von Ansprüchen Dritter frei, die auf einem von ihr zu vertretenden Verstoß beruhen.

10. Verfügbarkeit, Datensicherung und Haftung

Werkstattlotse bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit; Wartungsarbeiten kündigen wir nach Möglichkeit an. Werkstattlotse sichert die Daten täglich und prüft jede Sicherung durch eine Rückholprobe. Werkstattlotse haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet Werkstattlotse nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, also solcher Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung die Werkstatt regelmäßig vertrauen darf, etwa die Bereitstellung der Buchung und die Sicherung der Daten; die Haftung ist dann auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

11. Laufzeit, Kündigung, Löschen des Betriebs und Sperrung

Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Die Werkstatt kann ihn monatlich zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats in Textform kündigen, etwa per E-Mail; wer in der kostenfreien Zeit kündigt, zahlt nichts. Ist ein Zahlungsmittel hinterlegt, kann sie in der Software unter „Konto“ → „Tarif & Vertrag“ auch nur ihr Abo zum selben Zeitpunkt kündigen: Danach entfällt die Grundgebühr, und das Werkstattprofil ist für Autofahrer nicht sichtbar, bis sie wieder ein Zahlungsmittel hinterlegt; Vertrag und Daten bleiben bestehen. Werkstattlotse kann mit einer Frist von mindestens 30 Tagen zum Monatsende in Textform kündigen und nennt dabei die Gründe (Art. 4 Abs. 2 der Verordnung (EU) 2019/1150); das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Seiten unberührt. Gebühren je Termin für Termine, die bis zum Vertragsende über Werkstattlotse gebucht wurden, rechnet Werkstattlotse auch danach noch ab.

Betrieb löschen: Der Inhaber kann den Betrieb jederzeit selbst in der Software unter „Konto“ → „Betrieb löschen“ löschen. Damit endet der Vertrag sofort, ohne Kündigungsfrist. Läuft ein Abo bei Stripe, kündigt er es vorher unter „Konto“ → „Tarif & Vertrag“; solange Termine mit Kundenkonto offen sind, schließt er sie zuerst ab oder sagt sie ab – die Software zeigt, was fehlt. Bis zur Löschung entstandene Gebühren bleiben fällig; Gebühren je Termin für Termine, die bis dahin durchgeführt wurden, rechnet Werkstattlotse noch ab. Mit dem Löschen gehen sofort alle Zugänge zur Software, die Kontaktangaben im Profil, die Angaben zu Mitarbeitern (Namen, Arbeitszeiten, Qualifikationen), Fotos, Kalender-Abo und blockierte Zeiten, Kundensperren, Prüftage, Ansprechpartner bei Händlern, die Rechnungseinstellungen (Firmierung, Steuernummer, USt-IdNr., Bankverbindung) und was die Werkstatt in selbst eingetragenen Terminen zum Kunden notiert hat (Name, Telefon, Kennzeichen, Titel, Rechnungsanschrift und Notiz der Annahme) sowie die Nachrichten mit Kunden zu Terminen; Verbindungen zu Prüfdiensten enden, eine schon durchgeführte Prüfung kann der Prüfer noch abschließen. Der Betrieb ist für Autofahrer nicht mehr zu finden. Aus Aufbewahrungsgründen bleiben: alle Rechnungen und der Vertragsnachweis für die gesetzlichen Fristen (8 bzw. 10 Jahre, § 147 AO), Name, Anschrift und Inhaber des Betriebs als Rechnungsempfänger, die Buchungen der Autofahrer in deren Termin-Historie (mit dem Namen des Betriebs) und das unveränderliche Ereignisprotokoll. Es enthält keine Kontaktdaten, kann aber kurze Freitexte enthalten, etwa den Grund einer Absage oder – bei Einträgen bis 22.09.2026 – Titel eigener Termine und blockierter Zeiten. Rechnungen, Vertragsbestätigung und andere Unterlagen, die die Werkstatt behalten will, lädt sie vorher in der Software herunter. Der persönliche Zugang des Inhabers als Autofahrer bleibt bestehen; er lässt sich in der App gesondert löschen.

Bei Verstößen gegen diese Bedingungen – etwa falschen Angaben, Preisangaben ohne Mehrwertsteuer oder manipulierten Bewertungen – kann Werkstattlotse das Profil sperren; die Werkstatt wird vorher angehört, außer bei schweren Verstößen. Sperrt, beschränkt oder beendet Werkstattlotse die Leistung – auch durch das Ausblenden des Profils wegen einer offenen Rechnung (Nummer 4a) –, teilt es der Werkstatt die Gründe spätestens mit dem Wirksamwerden in Textform mit (Art. 4 der Verordnung (EU) 2019/1150); die Werkstatt kann den Sachverhalt unter info@werkstattlotse.com klarstellen. Hebt Werkstattlotse die Maßnahme auf, ist das Profil unverzüglich wieder sichtbar. Nach Vertragsende gilt für die Daten der Werkstatt Nummer 9 („Wechsel und Datenexport“); die eigenen Rechnungen von Werkstattlotse an die Werkstatt und die Vertragsnachweise bewahren wir für die gesetzlichen Fristen auf.

Meldungen und Moderation: Hinweise auf rechtswidrige Inhalte in Profilen (Texte, Bilder, Preise, Angaben) kann jeder über „Profil melden“ auf der Profilseite oder in der App oder an info@werkstattlotse.com senden. Wir prüfen sie durch einen Menschen; automatisch prüft die Software nur, ob die Pflichtangaben nach Nummer 8 vollständig sind. Entfernen oder sperren wir etwas, erfährt die Werkstatt die Tatsachen und den Grund in Textform; sie kann unter info@werkstattlotse.com widersprechen, der Weg zu den Gerichten bleibt offen.

12. Schlussbestimmungen

Änderungen dieser Bedingungen einschließlich des Vertrags zur Auftragsverarbeitung und der Preis- und Leistungsübersicht (Anlage 3) teilen wir mindestens 15 Tage, bei Preisen sechs Wochen vor dem Inkrafttreten per E-Mail mit dem neuen Text mit – an die Inhaber und in der Software unter „Konto“ → „Tarif & Vertrag“. Die Mitteilung nennt, was sich ändert und ab wann die neue Fassung gilt. Bis dahin gilt die bisherige Fassung, und die Werkstatt nutzt Werkstattlotse wie gewohnt; eine neue Fassung sperrt die Software nicht. Die Werkstatt kann die neue Fassung in der Software schon vorher ausdrücklich annehmen – damit verzichtet sie auf den Rest der Frist (Art. 3 Abs. 2 der Verordnung (EU) 2019/1150) – oder den Vertrag bis zum Inkrafttreten kündigen; eine solche Kündigung wird spätestens 15 Tage nach Zugang der Mitteilung wirksam. Änderungen von Leistungsumfang, Tarifen und Gebühren gelten nur, wenn die Werkstatt ihnen in der Software zustimmt; stimmt sie nicht zu, kann Werkstattlotse den Vertrag mit 30 Tagen Frist unter Angabe der Gründe kündigen. Andere Änderungen, die ein Gesetz verlangt oder die die Rechte der Werkstatt nicht schmälern, gelten als angenommen, wenn sie nicht bis zum Inkrafttreten widerspricht; darauf weisen wir in der Mitteilung hin. Rückwirkend ändern wir diese Bedingungen nicht. Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist der Sitz von Werkstattlotse (23569 Lübeck), soweit die Werkstatt Kaufmann ist. Beschwerden richten Sie an info@werkstattlotse.com; wir antworten innerhalb von 14 Tagen. Ein internes Beschwerdemanagementsystem nach Art. 11 und die Benennung von Mediatoren nach Art. 12 der Verordnung (EU) 2019/1150 sind für kleine Unternehmen wie Werkstattlotse nicht vorgeschrieben.

Stand: 27.10.2026 · Vertragsfassung 2026-10-25